Sladding av dokumenter ved innsyn — komplett guide for saksbehandlere

Del av Innsynsrett og sladding — oversikt over alle guider

Du har fått et innsynskrav. Dokumentet inneholder personopplysninger, kanskje helseinformasjon eller opplysninger om noens privatliv. Hva skal sladdes — og hva må du gi ut? Denne guiden gir deg en praktisk sjekkliste basert på gjeldende rett og Sivilombudets praksis.

Når SKAL du sladde?

Utgangspunktet er klart: saksdokumenter i offentlig forvaltning er åpne for innsyn, jf. offentleglova § 3. Men noen opplysninger skal unntas — du har ikke noe valg.

Offentleglova § 13 sier at opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt skal unntas fra innsyn. Det betyr at du plikter å sladde dem. Det viktigste hjemmelsgrunnlaget er forvaltningsloven § 13, som pålegger taushetsplikt om:

1. Noens personlige forhold — helse, familiesituasjon, økonomi, straffbare forhold
2. Forretningshemmeligheter — tekniske innretninger, drifts- eller forretningsforhold av konkurransemessig betydning

Når KAN du sladde?

Utover den lovpålagte taushetsplikten finnes det situasjoner der du kan unnta opplysninger, men ikke må:

• Interne arbeidsdokumenter — offentleglova §§ 14–16
• Tilbud i offentlige anskaffelser — offentleglova § 23 og FOA § 7-4 (les mer i vår guide om sladding av tilbud i anbud)
• Resten av dokumentet — dersom den sladdede delen utgjør det vesentligste, kan hele dokumentet unntas etter offentleglova § 12

Men husk: selv når du kan unnta, skal du alltid vurdere meroffentlighet etter offentleglova § 11. Les mer om balansen mellom sladding og meroffentlighet i «Kan man sladde for mye?».

Flettingsfare — den skjulte risikoen

Du har sladdet navnet, fødselsnummeret og adressen. Er du trygg? Ikke nødvendigvis. Flettingsfare betyr at opplysninger som isolert sett ikke identifiserer noen, kan gjøre det i sammenheng med annet offentlig tilgjengelig materiale.

Vurderingen av flettingsfare er kontekstavhengig — og den er strengere i små kommuner der alle kjenner alle. GDPR fortalepunkt 26 sier at man skal ta hensyn til «alle midler som med rimelighet kan tenkes benyttet» for å identifisere en person.

Sjekkliste: 7 steg fra innsynskrav til ferdig sladdet dokument

1. Identifiser dokumentene — Hvilke dokumenter omfattes av kravet? Husk at innsynskrav kan gjelde alt fra vedtak og rapporter til sladding av e-post ved innsyn.
2. Kartlegg taushetsbelagte opplysninger — Gå gjennom hvert dokument. Marker alt som faller under fvl § 13.
3. Vurder flettingsfare — Kan gjenværende opplysninger identifisere noen i sammenheng med andre kilder?
4. Vurder andre unntaksgrunnlag — Interne dokumenter (§ 14)? Pågående anskaffelse (§ 23)?
5. Vurder meroffentlighet — For opplysninger du kan unnta: er det grunn til å gi dem ut likevel?
6. Sladd permanent — Bruk et verktøy som faktisk fjerner teksten. Svart felt i Word er ikke nok.
7. Kvalitetskontroll — Dobbeltsjekk at sladdet tekst ikke kan gjenfinnes i den ferdige filen.

Hva skjer hvis du sladder feil?

For lite sladding

Utlevering av taushetsbelagte opplysninger er et brudd på forvaltningsloven § 13 og kan medføre disiplinære reaksjoner. Datatilsynet kan ilegge overtredelsesgebyr — Sykehuset Østfold fikk 500 000 kroner i gebyr for brudd på personopplysningssikkerheten (PVN-2021-16).

For mye sladding

Oversladding bryter med innsynsretten. Sivilombudet har gjentatte ganger kritisert forvaltningen for å sladde mer enn nødvendig. I VMM-2020-27 og VMM-2021-17 presiserte ombudet at sladding skal begrenses til de konkrete opplysningene som er taushetsbelagte — ikke hele avsnitt eller dokumenter.

Den som mener det er sladdet for mye, kan klage til overordnet organ eller Statsforvalteren innen tre uker.

Sladd gjør sladding raskere og sikrere